Eine weltweit verstreute Leserschaft

Alles begann mit Frau von Steck. Genauer mit dem Ableben von Johann Christoph Wilhelm Steck, Jurist, Geheimer Legationsrat und Besitzer einer kleinen, aber wertvollen Bibliothek – fast das einzige von Wert, das er 1797 seiner Frau vermachte, mit dem Rat, sie dem preußischen Hof anzubieten. 

Nach einigen Mühen gelang es ihr, gegen eine jährliche Rente von 500 Talern, die Sammlung an das 1728 gegründete Preußische Departement für Auswärtige Geschäfte zu verkaufen. 

Seitdem ist viel geschehen, der Bestand wuchs. Im Zweiten Weltkrieg wurden rund 60 000 von 175 000 Bänden evakuiert, überlebende Beamte der früheren Bibliothek suchten und fanden einen Teil der Bücher nach Ende des Krieges wieder. 

1951, mit der Neugründung des Auswärtigen Amts in Bonn, kamen auch diese Bücher zurück – als Grundstock unserer heutigen Bibliothek. Seit 2001 befindet sie sich in der Zentrale am Werderschen Markt in Berlin. Unsere Leser/-innen aber sind auf der ganzen Welt.

Aktuell sind im Auswärtigen Amt 13 627 Mitarbeiter/-innen beschäftigt: rund 3 000 in Berlin oder Bonn, 3 200, sowie knapp 5 600 sogenannte Lokal Beschäftigte in einer der 225 Auslandsvertretungen, dazu abgeordnete Kolleginnen und Kollegen aus anderen Ressorts, Bundesländern und verschiedenen Institutionen. 

Hinzu kommen rund 670 Kolleginnen und Kollegen im Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten in Brandenburg an der Havel, Berlin und Bonn, die von der Bibliothek mitversorgt werden. 

Wie viele dieser mehr als 14 000 Menschen die Bibliothek tatsächlich nutzen, ist schwer zu ermitteln. Knapp 3 500 Kolleginnen und Kollegen nutzen digitale Medien über die Plattform HAN. Rund 600 Personen tätigen jährlich circa 4 000 Buchausleihen, wobei die Bücher aber manchmal mehrere Jahre ohne neue Ausleihe am Arbeitsplatz verbleiben. 

Präsenznutzer/-innen, Zeitschriftenumlauf-Teilnehmende und Nutzende der circa 200 Einzelplatzlizenzen werden dagegen nicht gezählt. Wir haben eine Perspektive, die sich schlecht in Bibliotheksstatistiken abbilden lässt: Maßgeblich sind weniger Leistungszahlen der Standardprozesse (auch wenn wir diese in Teilen erfassen) als die individuelle Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen im In- und Ausland.

Die Bibliothek ist auch öffentlich für Präsenznutzung zugänglich – allerdings mit erheblichen Behagenseinschränkungen: Externe Nutzende müssen aus Sicherheitsgründen durchgehend von Bibliothekskolleginnen und -kollegen betreut werden, weshalb nur eine geringe Zahl vorher angemeldeter Besucher/-innen zugelassen werden kann.

Das Bibliotheksteam besteht aus 16 Kolleginnen und Kollegen, größtenteils aber nicht ausschließlich mit bibliothekarischer Ausbildung. 

Der stellvertretende Referatsleiter kommt zum Beispiel aus dem »rotierenden« Auswärtigen Dienst und bringt langjährige Erfahrung aus Zentrale und Auslandsvertretungen mit; die Referatsleitung ist wissenschaftliche Bibliothekarin. 

So kommen spezifische Kenntnis der Arbeitsweise des Amts und bibliothekarisches Knowhow in der Leitung zusammen.

Der Medienetat (2026: zwei Millionen Euro) verteilt sich auf circa 25 Prozent Print- und 75 Prozent digitale Medien – Budgethöhe und -aufteilung tragen der weltweit verstreuten Leserschaft Rechnung.

Unsere Nutzenden leben und arbeiten in Berlin oder Bonn, in Brandenburg an der Havel und weltweit an 154 Botschaften, 50 Generalkonsulaten, 7 Konsulaten, 12 multilateralen Vertretungen, einem Vertretungsbüro (in Ramallah) und dem Deutschen Institut in Taipei.

Der größte Teil des Kernpersonals des Auswärtigen Amtes »rotiert«: Die Beschäftigten wechseln in der Regel alle drei Jahre Dienstort und inhaltlichen Arbeitsbereich – von Kultur in Tokyo zu Wirtschaft in Duschanbe, dann zurück in die Zentrale. Dieses Arbeitsleben verlangt ständige Einarbeitung in neue Wissensgebiete. 

Dabei unterstützt die Bibliothek: auf Wunsch mit »Startpaketen« aus digitaler Grundlagenliteratur zu Land und Aufgabengebiet, mit gezielt beschafften Medien für einzelne Arbeitsplätze und mit Beratung zu bereits vorhandenem Bestand. Ob Newsletter, Datenbank oder Loseblattwerk – wir beraten und versuchen, eine Medienausstattung zu gestalten, die den inhaltlichen Bedarf abdeckt und mit den jeweiligen Arbeitsweisen korrespondiert. 

Bei Kolleginnen und Kollegen, die fast das ganze Jahr auf Dienstreisen sind, muss alles auf das Tablet passen; bei anderen gibt es nachvollziehbare Gründe für den Bezug von Print-Medien.

Daneben gibt es Spezialistinnen und Spezialisten: Ärztinnen und Ärzte, Psychologinnen und Psychologen, Architektinnen und Architekten, Techniker/-innen, Dolmetscher/-innen, Kolleginnen und Kollegen in IT, Archiv, Kindergarten und vielen weiteren Bereichen. 

Der Bestandsaufbau steht daher auf zwei Säulen: kontinuierliche Beschaffung in den Sammelschwerpunkten Recht, internationale Beziehungen und Organisationen, Politik, Geschichte und Länderkunde – sowie Ad-hoc-Beschaffungen in allen nachgefragten Wissensbereichen. 

Impfhandbücher für Regionalarztstellen, pädagogische Fachzeitschriften für den Kindergarten und die Zentralstelle für Auslandsschulwesen, DIN-Normen, Wirtschaftsdatenbanken, Literatur zu Klimapolitik oder Extremismusforschung. Wir kaufen, beschaffen über die interne Fernleihe der obersten Bundesbehörden und Subito oder lizenzieren, was auch immer benötigt wird.

Gedruckte Medien werden rund um die Uhr am Selbstverbuchungsgerät in der Bibliothek entliehen oder per Hauspost direkt in die Büros geschickt. Viele Medien, etwa technische Normen oder juristische Werke, werden dauerhaft an einem Arbeitsplatz benötigt und bei Rotation an Nachfolger/-innen weitergegeben. 

Das nachzuvollziehen, korrekt zu verbuchen und den Aufenthaltsort unserer Bücher im Blick zu behalten, ist eine mühsame und kommunikationsintensive Arbeit. 

Daher wird bei einigen Titeln mit häufigen Neuauflagen, die in hoher Stückzahl für bestimmte Arbeitsplätze erworben werden, inzwischen auf Inventarisierung und Ausleihe verzichtet – die betroffenen Referate erhalten eine bestimmte Menge Exemplare und müssen bis zur nächsten Auflage damit auskommen. (Ja, das hat uns auch erst Überwindung gekostet. Aber es funktioniert und spart wertvolle Arbeitszeit, die wir lieber in nachhaltigere Arbeit investieren als in regelkonforme Aufnahme von 200 Exemplaren des gleichen Werks in den Katalog und Makulierung derselben innerhalb eines Jahres.) 

Der Medienbestand der Auslandsvertretungen wird von Berlin aus gesteuert. Gedruckte Medien werden per Luftkurier verschickt – eine Neuauflage des Ausländerrechts zum Beispiel in mehreren Hundert Exemplaren in die ganze Welt. Die Medien einer Auslandsvertretung werden kooperativ von einer Bibliothekskollegin und einer Ansprechperson der Vertretung in einer gemeinsam bearbeiteten SharePoint-Datei verwaltet – und nicht in den Bibliothekskatalog aufgenommen, da sie nur in der einen Auslandsvertretung genutzt werden können. 

Die Medien der Bibliothek in Berlin wiederum entleihen wir auch nur in Ausnahmefällen an die Auslandsvertretungen. Kurierpost ist teuer und die Vertretungen werden höchstens wöchentlich, meistens alle 14 Tage oder seltener, beliefert. Bis dahin hätte sich so mancher Informationsbedarf wieder erledigt.

Bei einer weltweit verstreuten Leserschaft sind digitale Medien die Lösung vieler Probleme: kein aufwändiger Versand, keine Medienverluste bei Rotation und Umzügen. Aber auch sie bringen eigene Herausforderungen. 

Die IT-Umgebung, in der sicherheitsrelevante Dokumente entstehen, ist streng vom Internet getrennt, das nur über einen Terminal-Server erreichbar ist. Das erschwert das direkte Verlinken auf digitale Medien aus dem internen Bereich ebenso wie die unkomplizierte Weiterverarbeitung externer Daten. Bei Einzelplatzlizenzen muss sichergestellt sein, dass die Lizenz bei der Rolle verbleibt und nicht mit den Nutzenden an einen neuen Arbeitsplatz rotiert. 

Wir nutzen daher ein Lizenzverwaltungssystem, das Lizenzen bestimmten Rollen, Standorten oder Arbeitsbereichen zuordnet und täglich einen Auszug aus den Personalstammdaten erhält.

Wichtig für unsere Nutzenden ist die leichte Auffindbarkeit der benötigten Information: Das digitale Zeitschriftenregal, das niederschwellig zu Artikeln im Volltext führt, ist für viele unverzichtbar. Ebenso das Portal für internationale Presse, aus dem 2025 über drei Millionen Artikel abgerufen wurden.

Informationsvermittlung und Recherche:

Acht Kolleginnen und Kollegen bilden das Info-Team und führen Ad-hoc-Recherchen auf Anfrage durch. Das Spektrum ist groß und kaum planbar – von internationalen Zeitungsartikeln über russisches Engagement in Afrika bis zur historischen Einordnung eines Treffens Kaiser Friedrichs I. (Barbarossa) mit Großžupan Stefan Nemanja im Jahr 1189 in Niš. Bei solchen Anfragen ziehen wir die Historiker/-innen des Politischen Archivs des Auswärtigen Amts hinzu.

Beratung und Unterstützung:

Neben Einführungen in die Bibliotheksangebote bieten wir spezialisierte Informationsveranstaltungen für einzelne Arbeitsbereiche oder Personen an. In Digital-Sprechstunden beraten wir zur Nutzung der digitalen Ressourcen direkt auf den mitgebrachten mobilen Endgeräten. Wenn gewünscht, auch direkt im Büro der Rat suchenden Kolleginnen und Kollegen oder via Remote-Desktop.

Bibliothek als Raum:

Die rund um die Uhr zugängliche Bibliothek nimmt knapp ein Drittel der Nutzfläche des Neubaus ein. Die Nutzung des Raumes ist nicht zwingend mit den Bibliotheksangeboten verbunden: Temporär Beschäftigte haben hier ihren festen Arbeitsplatz, Kolleginnen und Kollegen aus Auslandsvertretungen greifen auf ihre virtuelle Arbeitsumgebung zu, Studierende der Akademie des Auswärtigen Amts lernen hier in Gruppen oder alleine. Nischen mit Blick auf das Humboldt-Forum laden zu informellen Gesprächen ein, versteckte Schreibtische im offenen Magazin zum konzentrierten Arbeiten. Im offenen Lesehof finden Veranstaltungen und Konferenzen statt. Bei Großkrisen wird die Bibliothek geschlossen, um Arbeitsplätze für den erweiterten Telefonpool des Bürgerservice und zusätzliche Arbeitsstäbe des Krisenreaktionszentrums zu schaffen.

Der Informationstresen ist für viele im Haus ein Anlaufpunkt für Fragen aller Art – ob ruhiger Raum für eine Videokonferenz (haben wir) oder Beschäftigung für das mitgebrachte Kind, weil die Kita geschlossen ist (Kinderbuchregal, kein Problem).

In der Zentralabteilung, zu der auch die Bibliothek gehört, sagt man gerne: »Wir machen keine Politik. Wir machen Politik möglich.« Das ist es, was die Arbeit in der Bibliothek des Auswärtigen Amts ausmacht.