Die BiblioCon ist jedes Jahr die zentrale Fortbildung im deutschen Bibliothekswesen. Spartenübergreifend stehen jährlich um die 500 Vorträge zu aktuellen Themen auf dem Programm. An den vier Veranstaltungstagen werden die über 4 000 Teilnehmer/-innen mit Fakten und Informationen förmlich »geflutet«.
Um diese für die eigene Arbeit nachnutzen beziehungsweise mit dem Kreis der Kolleginnen und Kollegen teilen zu können, werden im Sinne des Open Access die von den Referentinnen und Referenten freigegebenen Konferenzbeiträge auf dem BIB-OPUS-Repositorium online gestellt.
Seit 2005 betreibt der Berufsverband Information Bibliothek (BIB) ein Open-Access-Repositorium1 auf Basis der Open Source-Software OPUS 4. Gehostet wird dieser vom Kooperativen Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg (KOBV)2. OPUS 4 orientiert sich an den Standards der DINI-AG Elektronisches Publizieren3.
Mittlerweile sind über 4 000 Konferenzbeiträge und 130 Poster im Volltext frei zugänglich. Die Autorinnen und Autoren werden in OPUS mit persistenten Identifikatoren wie GND-ID4 und seit einigen Jahren mit der ORCID5 angereichert. Dies ermöglicht, dass Personen eindeutig und nachhaltig referenzierbar sind.
Um eine dauerhafte Zitierbarkeit der gesamten Veröffentlichungen zu gewährleisten, werden URNs (Uniform Resource Name) vergeben, die bei der Deutschen Nationalbibliothek über einen Resolver für Netzpublikationen zur Verfügung gestellt werden. Mit der Vergabe der URNs wird die Authentizität der Dokumente sichergestellt. Daher dürfen diese dann nicht mehr auf dem OPUS-Server verändert werden.
Vorbereitungen zur BiblioCon
Wie jedes Jahr erfolgt im Voraus der Konferenz der Call for Papers. Zu verschiedenen Themenkreisen können potenzielle Referentinnen und Referenten Vorschläge für Vorträge, Hands-on Labs und Podiumsdiskussionen aus den Bereichen Wissenschaftlicher und Öffentlicher Bibliotheken, Informationseinrichtungen und einschlägiger Verbände einreichen.
Über die Zusammenstellung des Vortragsprogrammes entscheidet die Programmkommission, bestehend aus Mitgliedern des BIB und VDB (Verein Deutscher Bibliothekarinnen und Bibliothekare).
Nachdem die Referentinnen und Referenten über die Annahme ihres Vortrages informiert wurden, wird das Programm auf der Webseite der BiblioCon online gestellt. Gleichzeitig erhält die OPUS-Redaktion einen Datenabzug des Programmes inklusive der Abstracts der einzelnen Vorträge. Dieser wird von der Webredaktion mit den feststehenden Themengebieten des BIB-Servers angereichert und mittels eines Scriptes in ein OPUS-lesbares XML-Dokument gewandelt.
In Zusammenarbeit mit dem KOBV kann der Datenimport dadurch automatisiert über die SWORD-Schnittstelle in die BIB-OPUS-Instanz erfolgen. Somit sind von jedem Kongress alle Programmteile inklusive der jeweiligen Abstracts nachgewiesen.
Rechte und Pflichten der Referentinnen und Referenten
Mit der Annahme des Vortrages durch die Programmkommission erhalten alle Referentinnen und Referenten durch die Organisatorinnen und Organisatoren des Kongresses weitere Informationen zu den Abläufen per Mail.
Da die Vorträge von den Referentinnen und Referenten nicht persönlich in OPUS eingestellt werden, müssen die Referenten jeweils eine separate Einverständniserklärung zur Onlinestellung der Vortragsfolien ausfüllen. Vor einigen Jahren wurde der »Zettelwirtschaft« mit den teilweise schwer lesbaren Einträgen ein Ende gesetzt und die Publikationsgenehmigung in ein TYPO3-Online-Formular (siehe Abbildung 1) in deutsch- und englischsprachiger Fassung überführt.
In diesen Formularen werden vor jeder BiblioCon die Themenkreise und Veranstaltungsräume entsprechend angepasst. Ebenso fließen die Praxiserfahrungen der vorherigen Kongresse ein, um das Verfahren stetig zu verbessern. Die Einverständniserklärung kann online (zeit- und ortsunabhängig) ausgefüllt werden.
Bei der Abgabe der Dokumente beziehungsweise Präsentationen auf der BiblioCon ist für die Referentinnen und Referenten einiges zu beachten: Diese dürfen keine technische Sperrung, wie beispielsweise einen Passwortschutz, enthalten.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass die Autorinnen und Autoren bei ihren Präsentationen alle urheber- und lizenzrechtlichen Fragen beachtet haben, besonders bei verwendeten Abbildungen und Schrifttypen.
In dem Online-Formular legen die Referentinnen und Referenten selbst fest, wie ihre digitalen Publikationen nachgenutzt werden können. Im Zeitalter von Open Access und Open Science wird auf die Verwendung der CC-Lizenzen verwiesen6.
Die Vortragsfolien können nur im PDF/A-Format online gestellt werden. PDF/A ist ein ISO-Standard (ISO 19005-1 beziehungsweise 19005-2), der die digitale Langzeitarchivierung der Dokumente sicherstellt. Es wird damit gewährleistet, dass Dokumente auch in späteren Jahren unverändert darstellbar und (maschinen-)lesbar bleiben.
Empfohlen wird aktuell die Komformitätsstufe PDF/A-2a, möglich sind aber auch PDF/A-2b, PDF/A-2u, PDF/A-1b oder PDF/A-1a. Stufe »a« sollte bevorzugt werden, da diese über die Extrahierbarkeit und Strukturierbarkeit des Textes die Barrierefreiheit bestmöglich gewährleistet. Eine zusätzliche Abgabe in diesem Format ist daher – auch bei einer genutzten PowerPoint – sehr wünschenswert.
Die Abgabe der Präsentationen erfolgt direkt bei den Technikerinnen und Technikern der Kongressorganisation in der Medienannahme im Congress Center. Dort ist auch die BIB-OPUS-Redaktion alle Tage vor Ort anzutreffen und steht für Fragen zur Verfügung.
Die BIB-Redaktion erhält durch die Medienannahme mehrmals täglich Abzüge der Einreichungen. Sobald Einverständniserklärung und Vortragsfolien vorliegen, werden diese in OPUS online gestellt. Dazu werden die vorliegenden Informationen mit den vorab importierten Daten abgeglichen. Oft verändern sich in der Zeit zwischen Programmfestlegung und BiblioCon noch Referentinnen und Referenten oder Titel der Vorträge.
Die Personennamen werden mit GND-IDs beziehungsweise ORCID angereichert, die im Formular eingetragenen Schlagwörter in Deutsch und Englisch sowie englische Titel nachgetragen. Mit der Freischaltung des Datensatzes wird automatisiert die URN vergeben.
Die Online-Stellung der Vorträge läuft auch nach der BiblioCon für längere Zeit auf Hochtouren, da sich die Autorinnen und Autoren oft vorbehalten, die Vortragsfolien vor der Veröffentlichung nochmals zu prüfen und dann erst die Freigaben erteilen.
Die Freischaltquoten der Volltexte bewegen sich jährlich zwischen 50 bis 60 Prozent. Viele Kolleginnen und Kollegen sowie Studierende haben wegen der immer höheren Reisekosten leider nicht die Möglichkeit, an der BiblioCon teilzunehmen – ein Grund mehr, die Präsentationen über den BIB-OPUS-Server für die Fachwelt online zu publizieren.
Liegt Ihnen ein noch relevanter Vortrag einer vergangenen Konferenz vor, können Sie ihn gern mit Angabe der gewünschten Publikationsrechte und Schlagwörter senden – wir tragen es gern nach.
Für Fragen steht die BIB-OPUS-Redaktion stets zur Verfügung: opus@bib-info.de
